La gestion de la facturation en entreprise nécessite l’analyse de nombreux documents. Les entreprises choisissant un système informatisé compilent tout de même de nombreuses feuilles Excel.
L’une des meilleures façons d’éviter les risques d’erreur liés à ces pratiques est d’utiliser un logiciel de facturation. De quoi s’agit-il ? Quels en sont les avantages ? On vous dit tout.
Le logiciel de facturation pour un gain de temps
Un logiciel facturation est un programme qui a pour fonction d’émettre, de transmettre et d’archiver des factures. Son succès est lié à sa capacité à faire gagner du temps dans la réalisation des tâches administratives.
L’émission consiste essentiellement à produire les factures et les documents comptables liés à la facturation.
En insérant les informations clés ou en l’associant à une application de vente, ce logiciel se charge d’émettre automatiquement des factures. Il n’est donc plus nécessaire de procéder à l’émission manuelle des factures.
Considérant que cette tâche représente une partie importante de l’opération de vente, le logiciel de facturation permet de gagner du temps et d’améliorer la productivité de l’entreprise.
Les logiciels les plus performants du marché disposent d’une mémoire qui permet d’automatiser les tâches.
Le logiciel de facturation pour réduire les risques d’erreurs
En comptabilité, les erreurs peuvent entrainer des pertes financières relativement importantes. En plus de favoriser un formidable gain de temps, l’utilisation d’un logiciel de facturation permet de réduire au mieux les risques d’erreurs.
Ils peuvent être relatifs à l’insertion des données de vente ou aux normes administratives liées à l’émission de facture.
Lorsqu’ils sont bien paramétrés, les logiciels se chargent de toutes les opérations comptables. Ils s’occupent également de l’inscription de toutes les mentions obligatoires. Cela va de la date d’émission à la TVA en passant par la numérotation.
Par ailleurs, le logiciel permet d’insérer automatiquement les informations spéciales relatives aux transactions.
Par exemple, en tenant compte des données figurant sur la fiche de vente du client, il applique automatiquement la TVA et les éventuelles réductions. Cela réduit donc les risques d’erreurs liés à un calcul.
Un outil pour la centralisation des données
Les logiciels comptables disposent bien souvent d’un système d’archivage qui conserve les fiches clients ainsi que les factures émises pendant une période déterminée.
Puisque toutes ces informations sont centralisées, il est possible de les consulter à tout moment. C’est un vrai plus quand on sait que l’archivage des factures physiques nécessite généralement un local consacré ainsi que recrutement d’un professionnel qualifié.
Les logiciels de facturation et les systèmes de notification
Cette fonctionnalité est offerte par les logiciels de facturation les plus performants du marché. Elle consiste à faire un suivi en temps réels des factures émises.
Concrètement, certaines factures sont envoyées numériquement à certains types de clients. Cette fonctionnalité permet de recevoir une notification lorsque le destinataire consulte le fichier. Certains logiciels proposent même un système de suivi afin de déterminer si les factures ont été soldées.
Le plus souvent, cela passe par un tableau de bord adapté. Il devient alors facile d’entamer un processus de recouvrement.
Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante quand on sait que le suivi de trésorerie est l’un des principaux défis des entreprises. La compilation des documents papier ou des feuilles Excel nécessite un travail chronophage et fastidieux. Il n’est donc pas rare d’omettre des factures impayées.
