Comment ORGANISER sa MESSAGERIE pour Retrouver sa Sérénité ?

Nous envoyons et recevons des dizaines de messages chaque jour, que ce soit pour un usage professionnel ou personnel. Nous utilisons tous les moyens de communication à notre disposition Email, WhatsApp, Facebook Messenger, SMS, Teams etc…

Ces sources d’informations augmentent et ajoutent une charge supplémentaire à nos journées déjà bien remplies. Si nous voulons réussir à gérer des flux d’informations et la charge de travail associée, il faut changer notre organisation.
Nous vous proposons dans cet article une méthode simple et très efficace à mettre en place dans votre quotidien.

La méthode Inbox Zero

La méthode Inbox Zero est une organisation qui a pour objectif de vider votre boîte de réception en archivant les messages traités et en ne conservant dans la boîte uniquement les éléments en attente de traitement.

L’objectif du Inbox Zero est d’avoir une boîte de réception vide pour faciliter l’identification des nouveaux messages et des éléments en attente. En vous organisant, vous libérez votre esprit.

messagerie methode zero inbox

Quelles sont les règles à mettre en place ?

  1. Lu et Non Lu ne sont plus utilisés. Un message dans votre boîte de réception est un élément non traité, peu importe son état. Un élément traité (réponse faite, message lu etc.) est archivé. Tout ce qui va rester dans votre boîte est à traiter. Cela évite le phénomène de lecture d’un message et d’oublier de le passer en non lu pour se rappeler qu’il faudra le traiter plus tard.
  1. Ne créez plus de Répertoires spécifiques. Vous allez créer un seul dossier Archives en plus de votre boîte de réception. Vous perdez du temps à tout classifier et dans la réalité des faits vous n’allez que très peu de fois rechercher des messages dans vos répertoires. Les outils actuels sont suffisamment puissants pour retrouver un message en saisissant un mot clé ou un expéditeur.
  1. Les messages traités (lus, répondus, transférés) sont tous archivés, sans exception.
  1. Vous avez prévu de répondre à un message plus tard, créez une tâche ou un rappel dans votre agenda puis archivez le message. Vous le retrouverez quand vous aurez besoin de répondre
  1. Lorsque vous avez plusieurs boîtes mails, regroupez-les dans un client email comme Outlook ou dans une Webmail comme Gmail. Vous avez parfois la possibilité de fusionner les boîtes de réception, sinon vous utiliserez une des boîtes comme principale en déplaçant tous les messages en attente de traitement à l’intérieur.
  1. Pour les autres canaux de communication comme les SMS, WhatsApp ou Facebook Messenger le process est plus complexe puisqu’il n’y a pas de boîte de réception mais des conversations par contact ou par groupe. Nous présentons un outil développé pour traiter ce cas de figure plus bas dans l’article.

Comment organiser sa journée ?

Pour travailler en sérénité, il faut être organisé. Être organisé c’est avant tout maîtriser ce que l’on va faire et comment on va le faire. L’idée principale de cette méthode est de définir des blocs de temps par thématique. Un bloc de temps est un moment dédié où vous ne ferez que ce que vous avez planifié. Nous pouvons définir 3 grands blocs de temps dans une journée.

Le temps de l’organisation

Arrêtez de consulter continuellement vos nouveaux messages. Ce n’est que source de perturbation et de perte d’énergie. En fonction de votre quotidien, prévoyez des temps dédiés à la consultation des nouveaux messages et aux actions qui en découlent.

Vous pouvez tout à fait définir plusieurs blocs de 10 minutes dans votre journée où vous consulterez vos messages et organiserez ce que vous avez à faire.

Les boîtes de réception de vos messageries sont des éléments perturbateurs et il faut s’en protéger.

Le temps de production

C’est le moment le plus important dans votre journée puisque c’est là que vous allez créer votre valeur ajoutée. Le plus simple est de définir des mini blocs dans ce bloc de temps principal. Par exemple, vous pouvez dédier un bloc “Répondre aux messages”, un autre “Contacter les clients X et Y”, un autre encore pour “Préparer un Rdv”.

Les tâches longues doivent être analysées et découpées en sous-tâches précises. C’est beaucoup plus engageant de travailler de multiples tâches rapides plutôt qu’une seule longue et non définie.

Les temps de pauses et imprévus

Vous devez intégrer dans vos blocs de temps la gestion de temps morts et de temps imprévus. Vous n’allez pas enchaîner des tâches sans jamais prendre un temps de pause

L’idée est de prendre un moment pour soi (proportionnel au temps de concentration passé) pour valider ce qui a été fait et aider votre cerveau à passer à autre chose.

Laissez de l’espace libre dans votre agenda, vous allez forcément avoir des imprévus. Donnez-vous du temps pour les gérer au cas où.

comment organiser messagerie

Les bons outils d’organisation

Nous avons sélectionné l’application Unipile pour vous aider à gérer en toute simplicité vos messageries, vos calendriers et vos tâches du quotidien.

L’application vous permet de regrouper tous vos Emails, WhatsApp, Facebook Messenger, SMS… dans une seule boîte de réception. Vous n’avez plus à basculer entre toutes vos applications pour recevoir et répondre à vos messages. Vous pouvez aussi connecter vos agendas existants (Google, Microsoft ou iCal) pour déplacer vos messages directement dans votre agenda et les transformer ainsi en tâches à réaliser.

Si une action planifiée n’a pas été faite, elle retourne dans votre boîte de réception pour être planifiée à nouveau.
Vous pouvez donner un maximum de visibilité à votre boîte de réception en créant des Tags (catégories) par messageries, contacts, événements afin de faciliter votre recherche d’informations.

Vous pouvez aussi appliquer une partie de cette méthode en utilisant vos outils déjà existants. Regroupez vos emails dans une seule messagerie, utilisez un agenda et organisez vos tâches dans un outil de To Do.

La gestion des messageries et surtout votre boîte email est un élément central, c’est pourquoi il est primordial d’essayer de trouver le meilleur client email pour vous accompagner au quotidien.

Pour conclure, avoir une boîte de réception vide est une aide précieuse pour s’organiser dans sa journée. Définir ce que l’on va faire, comment on va le faire et prévoir l’imprévu est assurément un gage de sérénité. Cette méthode est simple et se base en partie sur ce que vous faîtes déjà. Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour réussir.

Sophiehttps://www.compta-en-ligne.fr
Mes expériences d'audit dans de grandes entreprises me permettent de maîtriser de nombreux domaines de la tech et du web. Découvrez mes conseils pour réussir dans votre carrière et transformer votre compagnie en success story.

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