Vous êtes sur le point de céder le fonds de commerce de votre entreprise ? Sachez que le fichier client ne sera pas automatiquement inclus dans la transaction. Pour qu’il soit cessible, plusieurs conditions doivent être réunies au préalable.
Nous vous proposons donc de découvrir dans la suite tout ce qu’il faut savoir avant de procéder à la vente d’un fichier client avec un fonds de commerce.
Qu’est ce qu’un fichier client ?
Un fichier client est un document qui fait partie des actifs de l’entreprise. C’est une base de données qui contient des informations sur les clients.
Ces informations peuvent être de diverses natures, mais généralement, il s’agit de coordonnées comme des numéros de téléphone et des adresses email.
Le fichier client peut aussi présenter l’historique des achats des clients, et bien d’autres données.
Si quelques années plus tôt, ce fichier client n’avait aucune valeur marchande, aujourd’hui ce n’est plus le cas.
Il est considéré comme un actif incorporel de l’entreprise. Il se retrouve dans le patrimoine de l’entreprise et peut avoir une grande valeur.
C’est pour cette raison que toute entreprise qui se veut pérenne doit investir les fonds nécessaires pour constituer son propre fichier client.
Au début cela représente une dépense pour l’entreprise, mais vous pouvez être sûr d’en tirer parti plus tard.
En effet, même en cas de revente ou de cession du fonds de commerce, le fichier client peut être négocié et cédé à l’acheteur.
De plus, en dehors de l’intérêt financier qu’il présente, ce fichier client offre plusieurs avantages tels que :
- Il permet à l’entreprise de mieux comprendre le besoins de ses clients
- Il permet à l’entreprise de mieux connaître ses interlocuteurs
- Il permet à l’entreprise de générer une valeur supplémentaire
- Il permet à l’entreprise d’avoir une base solide pour trouver et mettre en place de nouvelles stratégies marketing et de nouveaux produits/services.
Le fichier client a-t-il une valeur ?
Comme nous l’avons mentionné plus haut, le fichier client a une grande valeur pour l’entreprise. Qu’il soit sous forme papier ou en version numérique, il possède une valeur marchande non négligeable.
On peut même dire qu’il est aussi important que les clients qui y figurent.
Normalement, il peut être vendu avec le fonds de commerce de l’entreprise. Toutefois, lorsqu’il contient des données personnelles, il devient nécessaire d’effectuer quelques vérifications avant de le céder.
Quelles conditions faut-il respecter avant de vendre un fichier client avec son fonds de commerce ?
Tout d’abord, il faut savoir qu’un fichier client ne peut être vendu que s’il a été constitué dans le respect de la réglementation en vigueur.
Cela signifie que chaque client qui s’y retrouve a donné son accord en toute connaissance de cause.
Le respect de la réglementation implique aussi que le client a le droit de se retirer à tout moment de la base de données, et sans contraintes.
En plus, un fichier client qui respecte la réglementation doit limiter l’utilisation des données recueillies à l’usage mentionné lors de la collecte.
En cas d’utilisation pour d’autres finalités, tous les clients doivent être informés et avoir la possibilité de donner ou non leur accord.
Enfin, un fichier client est conforme s’il permet aux clients d’exercer leur droit d’accès à l’information.
Lorsqu’il est établi que le fichier client respecte totalement les clauses de la RGPD, cela signifie qu’il peut être cédé avec le fonds de commerce de l’entreprise.
Toutefois, là encore il y a des précautions à prendre. Il faut savoir que lors de la collecte des données, il était fait mention d’une éventuelle cession à un tiers dans le contrat.
S’il s’avère que c’était le cas, alors on peut considérer que le client a déjà donné son accord. Dans le cas contraire, il faudra recueillir le consentement de tous les clients avant la cession.
Ceux qui seront contre ce transfert devront être retirés du fichier client avant la cession.
Les données clients qui ne peuvent pas être vendues
Un fichier client peut parfois contenir des informations à caractère confidentiel sur les clients.
Il peut s’agir par exemple d’informations couvertes par le secret professionnel. Quoi qu’il en soit, ce sont des données sensibles qui ne peuvent en aucune façon faire l’objet d’une cession.
D’ailleurs il est interdit de traiter ce type d’informations, que ce soit dans le cadre commercial ou pour d’autres finalités. Ce sont des données qui concernent entre autres :
- Les convictions religieuses ou philosophiques
- L’origine raciale ou ethnique
- Les informations liées à la santé
- Les informations liées à la vie sexuelle ou les orientations sexuelles
- L’appartenance syndicale
- Les opinions politiques
- Les données génétiques ou biométriques.
Ainsi, toutes ces informations ne doivent en aucune façon être vendues dans un fichier client.
Les données à supprimer du fichier client
Enfin, avant de céder un fichier client, il faut s’assurer de supprimer certaines données. Il s’agit de :
- Les données concernant les clients qui ont exercé leur droit au retrait du fichier
- Les données concernant les personnes qui ne sont plus clientes de votre entreprise
- Les données des personnes ayant exprimé le désir de retirer leur consentement pour le traitement de leurs informations personnelles.
Quelles sont les conséquences en cas de non-respect des conditions de cession du fichier client ?
Toutes les conditions énumérées plus haut doivent être respectées avant la vente d’un fichier client. Dans le cas contraire, la vente est tout simplement considérée comme étant nulle.
De plus, s’il s’avère que le fichier client était un élément important du fonds de commerce, cela pourrait entraîner aussi l’annulation de la cession de l’entreprise. Les parties concernées risquent même des sanctions graves comme :
- Des amendes administratives pouvant aller à plus de 20 millions d’euros
- Un emprisonnement d’une durée de 5 ans
- Une autre amende, cette fois-ci sur le plan pénal, pouvant aller à 300 000 euros.
En résumé, le fichier client n’est pas un document que vous pouvez vendre ou céder comme un simple équipement de l’entreprise.
Alors assurez-vous de respecter les dispositions de la RGPD pour éviter les graves sanctions encourues.
Être accompagné pour créer un fichier client !
Si vous ne voulez pas l’acheter, il est tout à fait possible de le créer. Cela demandera du temps et un réel savoir-faire. La creation d’un fichier client n’est donc pas anodine puisqu’elle est au cœur de la réussite de vos stratégies commerciales et marketing. C’est pour cette raison que vous devez impérativement vous renseigner afin d’éviter les erreurs.
- Vous avez des clients qui sont déjà passés à l’action, d’autres ont pu acheter un produit au moins une fois.
- Il y a par contre des clients récurrents, ils passent plusieurs fois des commandes et ils ont sollicité vos services.
Vous serez ensuite amené à catégoriser l’ensemble des clients en fonction de leurs habitudes d’achat. Vous êtes alors certain que ces consommateurs sont en lien avec vos activités, vous devrez aussi récupérer toutes les informations personnelles. Parmi ces dernières, il y a l’identité, mais également les données d’action et de réaction.
Certains sont plus vifs que d’autres, d’où l’intérêt de le noter. Si vous devez atteindre rapidement des clients pour une vente promotionnelle, vous saurez qui joindre par téléphone, par mail… Prenez le temps de créer ce fameux fichier, vous aurez un retour sur investissement très intéressant.