La facturation électronique est l’une des nombreuses façons dont les entreprises peuvent tirer parti des solutions numériques pour gérer leurs activités principales.
Mais quelle est la différence entre la facturation traditionnelle et la facturation numérique, et quels sont les avantages de cette dernière ?
Bien que la plupart des opérations commerciales sont désormais être effectuées à distance, la nécessité d’envoyer et de recevoir des paiements à distance n’a jamais été aussi importante. La solution : La facturation numérique.
Quelle est la différence entre la facturation traditionnelle et la facturation numérique ?
Imaginez que nous sommes en 2006 et que vous devez facturer un client pour un travail terminé. Vous avez 10 minutes de libre et vous entrez dans votre logiciel de facturation pour établir la facture.
Le logiciel n’est pas assez intelligent pour avoir saisi tous les détails du travail effectué, alors vous faites des allers-retours entre les applications de votre ordinateur pour saisir les données du mieux que vous pouvez.
Vous enregistrez et imprimez la facture, la placez dans une enveloppe et l’envoyez à votre client.
Trois jours ouvrables plus tard, votre client reçoit la facture mais découvre une erreur qui nécessite l’impression d’une nouvelle facture.
Vous vous rendez dans votre application pour effectuer la mise à jour, puis vous envoyez au client une nouvelle copie de la facture.
Vous avez déjà consacré un temps précieux et de l’argent à une tâche qui aurait pu prendre quelques minutes sans erreur – et vous devez maintenant attendre encore plus longtemps pour recevoir le paiement.
Cela vous semble-t-il désuet et inutile ? Aussi surprenant que cela puisse paraître, de nombreuses organisations procèdent encore ainsi aujourd’hui. Plus vous faites des affaires, plus ce processus prend du temps et devient coûteux.
La facturation numérique, en revanche, est un flux de paiement modernisé qui réduit le temps et les coûts associés à l’envoi et à la réception des factures. En termes simples, il s’agit d’un moyen de numériser, d’automatiser et de simplifier le processus de facturation avec un logiciel comme Yooz.
Que se passe-t-il lorsque vous envoyez une facture numérique ?
L’outil de facturation numérique crée automatiquement la facture en extrayant les données des bonnes sources et vous permet de confirmer son exactitude avant de l’envoyer.
La facture sera ensuite envoyée par voie électronique au destinataire, qui sera informé de son arrivée.
Selon que le client est configuré ou non pour recevoir une facture électronique directement dans sa banque en ligne ou sa solution financière, la facture sera soit envoyée à cet endroit, soit par courrier ou par courriel.
La dernière étape est le paiement. Plus le client est configuré numériquement, plus le paiement est rapide.
Comme presque tout se passe automatiquement, il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les données, d’imprimer ou d’envoyer du papier par la poste, ce qui permet de gagner du temps, de l’argent et de préserver l’environnement.
Une autre caractéristique intéressante est qu’une solution de facturation numérique fait également office de boîte de réception des factures : vous disposerez des factures entrantes en un seul endroit, que la facture soit à l’origine électronique, en format PDF ou sur papier.
Avantages de la facturation numérique
Nous avons déjà mentionné certains des avantages, mais les principaux avantages pour la plupart des entreprises sont le gain de temps et la réduction des coûts.
Avec la facturation numérique, le processus de facturation est simplifié ; il n’est pas nécessaire de scanner les documents et vous recevez des suggestions automatiques pour votre comptabilité.
Elle permet également de s’assurer que tous les détails tels que le numéro de facture, la date d’échéance, le montant, etc. sont toujours corrects.
En ce qui concerne les économies de temps et d’argent, vous n’avez plus besoin de consacrer du temps et de l’argent à l’impression, à l’emballage et à l’affranchissement, et vous recevez les paiements plus rapidement, car les factures sont souvent directement transférées dans la banque en ligne ou la solution financière du destinataire.