Bien que l’auto-entrepreneur bénéficie d’une comptabilité simplifiée, il est tout de même soumis à un grand nombre de responsabilités.
Le cahier de reçus exacompta est un document complet de présentation de chacune des pièces justificatives reçues et réalisées dans le cadre de l’activité libérale.
Ce carnet est conservé chronologiquement et contient les renseignements indispensables à la bonne gestion comptable des travailleurs indépendants soumis au régime micro : la quantité et l’origine des recettes, le mode de paiement, la référence aux pièces justificatives, etc.
Seuls les travailleurs autonomes assujettis aux règles applicables aux micro-BNC et micro-BIC sont tenus de posséder un cahier de recettes exacompta.
L’obligation pour l’auto-entrepreneur de remplir un cahier de recettes et de dépenses exacompta : comment faire ?
Le carnet de recettes et de dépenses exacompta est le registre séquentiel des reçus et des dépenses de l’entrepreneur. Le gouvernement exige ce document à chaque entrepreneur qui bénéficie du crédit d’impôt pour les micro-entreprises.
Deux livres distincts sont tenus, un pour les recettes et un pour les charges.
Le cahier des recettes pour le BIC et le BNC
Tous les auto-entrepreneurs des classes BIC et BNC sont tenus de tenir un livre de recettes, qui enregistre les montants perçus par les ventes ou les services. Les informations suivantes doivent figurer dans ce livre :
- la provenance des recettes (nom du client) ;
- le montant total des recettes ;
- les modes de paiement (en chèque, transfert et liquide) ;
- les références des recettes (numéros de facture, billets et fiches).
Le registre des dépenses
Le livre des dépenses, ou livre des achats, n’est exigé que pour les entreprises dont l’activité principale est la vente de produits, de fournitures, de repas destinés à être mangés sur les lieux ou à être emmenés et la fourniture de services d’hébergement.
Ce deuxième cahier, comme le cahier des recettes, doit comporter les indicateurs suivants :
- la provenance des achats (nom du fournisseur) ;
- la valeur des acquisitions ;
- le mode de paiement (en chèque, transfert et liquide) ;
- les références des reçus (numéros de facture, notes et tickets).
Que faire pour remplir le carnet d’exacompta de l’auto-entrepreneur ?
Le carnet de recettes exacompta décrit toutes les sommes perçues au titre de votre activité indépendante dans l’ordre chronologique. Il est indispensable pour tous les travailleurs indépendants.
A l’intérieur de chaque ligne doivent figurer les informations suivantes :
- la date d’encaissement (et pas celui de facturation) ;
- le nom du client ;
- le numéro de facture de cette recette ;
- le type de prestation ;
- la somme collectée et le type de règlement du client : règlement par espèces, par chèque, paypal,carte de crédit, etc.
Une certaine latitude est autorisée :
- lorsque les ventes et services aux particuliers dépassent 76 €, il est permis de rassembler sur une seule ligne toutes les transactions effectuées dans la même journée (article 286, I-3° du CGI). Toutefois, les pièces justificatives des opérations de vente sont à garder ;
- lorsque plusieurs chèques sont émis simultanément, le cahier de reçus exacompta peut être mis à jour avec la seule somme du bulletin de versement. Toutefois, le bordereau de remise doit être conservé comme preuve.
Pour éviter les risques d’erreurs et d’omissions, il faut que l’auto-entrepreneur tienne en permanence le cahier de recettes exacompta. Dès la réception de la facturation, le paiement doit être enregistré dans le cahier de recettes.
Conservation des reçus
Après l’achèvement de votre ligne de cahier de recettes exacompta, il est essentiel de conserver et de protéger toutes les factures et tous les reçus, qu’ils soient sur papier ou électroniques. Les professionnels sont tenus de conserver les justificatifs pendant un minimum de dix ans en vertu de l’article L123-22 du Code de commerce.
Si ces papiers comportent des informations soi-disant confidentielles, ils doivent être sécurisés : protégez vos équipements informatiques par un mot de passe et conservez les documents papier confidentiels.
Les factures électroniques doivent être conservées pendant un minimum de trois ans dans leur format original. Ensuite, vous pouvez opter pour le support physique ou le support numérique.
Les factures papier originales peuvent être conservées sous forme électronique dans le respect de quelques règles : le support doit être au standard PDF, être identique à l’original, notamment en termes de couleur ou en cas d’ajout d’une mention sur le document papier et être stocké dans un centre de données respectant le RGS relatif à la sécurisation des informations.